Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

В настоящее время все без исключения компании ведут делопроизводство, из-за чего, через некоторое время, скапливается большое количество бумаги. Для каждого вида документов установлен свой срок хранения, их нельзя просто утилизировать разбирая рабочий стол или шкаф. За несоблюдение правил хранения отчетов, актов, приказов и других важных документов, а также за их утилизацию, человек управляющий компанией рискует получить штраф или быть привлеченным к уголовной ответственности.

Сейчас вы узнаете, как не нарушая закона утилизировать бумаги, потерявшие свою актуальность, ведь этот процесс подробно расписан в законе. При утилизации документов запрещено отходить от правил. Если глава компании нарушит действующие законы о ликвидации и хранении важных бумаг, он может получить штраф или стать фигурантом уголовного дела.

Законодательсво о сроках хранения

Все бумаги отражающие работу бухгалтерии и хозяйственного отдела имеют свои нюансы и время нахождения в архиве.

В законе сказано: бухгалтерия, финансовая деятельность, итоги проведения аудитов, учетная политика, локальные акты (распоряжения, инструкции приказы и т.п.), иные документы, относящиеся к бухгалтерской и экономической стороне компании, могут быть уничтожены не раньше 5 лет с момента завершения отчетного года их создания (ФЗ № 402, ст. 29)

Документация по налогам, а вместе с ней документы, несущие информацию о прибыли и тратах компании, подлежат обязательному хранению в архиве, по завершении отчетного периода и их оформления, 4 года (Налоговый кодекс РФ ст.23, пп.8, п.1).

Документы, несущие информацию об управлении компанией, запрещено уничтожать раньше срока прописанного в перечне к Приказу Министерства культуры РФ № 558.

Согласно закону, таможенные декларации, а также доверенности, подлежат обязательному нахождению в архиве 5 лет с момента их создания. Бумаги кадровой службы, несущие информацию о сотрудниках (приказы о приеме и увольнении, личные дела, договора о трудовых отношения работника и работодателя, счета перечисления заработной платы), подлежат нахождению на складе 50 лет с момента их создания (ФЗ № 125 ст.22.1 «Об архивном деле»).

Время нахождения в архиве конкретных бумаг касающихся бухгалтерии и налогов, кадровой и хозяйственной службы указано в приказе Росархива № 236.

Когда требуется избавиться от информации на бумаге подшитой с действующими документами, следует убрать их из подшивки и прошить документы в актуальном виде.

Не имеет значения даже то, на каком носителе у вас находится информация, правила утилизации важных данных идентичны как для бумажного, так и для электронного документа.

Порядок уничтожения

Первым делом следует организовать проверку ценности бумаг, по итогу можно понять, какие документы не являются актуальными и подлежат уничтожению. Следующим этапом является составление специального акта, в котором указываются список дел, подлежащих утилизации. В акте прописывается тип уничтожаемого документа, дата потери актуальности и т.п. Если данный этап завершен, в организации, распоряжением руководителя, формируется специальная комиссия, которая составляет приказ об утилизации бумаг, указанных в составленном ранее акте. На данном этапе дела и документы потерявшие актуальность разрешается уничтожить. При этом составляется акт об уничтожении документов.

Фото: betonguru.ru

Экспертиза

Аудит актуальности рабочей документации, уничтожение бумаг – неотъемлемый элемент существования архива. Действующее законодательство гласит, избавляться от хранящейся документации без проведения аудита важности бумаг запрещено.

В правилах деятельности архива сказано, что проводить аудит должен не один человек, а комиссия, так как нарушение данного правила может привезти к негативным последствиям. Например, по невнимательности или не достаточной компетентности, некоторые документы могут быть уничтожены имея актуальность на данный момент. И не важно каких размеров компания, один человек аудит проводить не может.

Как правило, для наиболее точного составления акта на списание и уничтожение документов, комиссия должна формироваться из следующих специалистов: руководитель или его первый заместитель, архивист, начальник бухгалтерии, специалист юридического отдела, секретарь руководителя, кто-то из персонала организации.

Для создания комиссии и согласования ее состава руководитель издает приказ. Допускается наличие комиссии, действующей на постоянной основе, либо состав комиссии по решению руководителя утверждается ежегодно. Созданная комиссия должна выявлять документы с истекшим сроком хранения, писать акт о уничтожении бумаг и согласно данному акту подготовить бумаги для утилизации.

Даты отбираемых документов

Специальная комиссия проводит проверку актуальности только тех документов, которые попадают под временной промежуток, указанный руководителем в приказе. По правилам, документ должен потерять свою актуальность для компании на 1 января года, написанного в приказе. Например, если согласно приказу подлежит рассмотрению документация 2013 года, то бумаги за 2014 год и позже комиссия не рассматривает, хотя некоторые из них уже могут быть недействительными. Ведь согласно правилам, документация датированная 2014 годом, подлежащая к хранению в архиве на протяжении 3 лет, не подлежит уничтожению до 2018 года, так как в 2017 году 3 полноценных года еще не прошли.

Образцы актов

Акт о списании и ликвидации документов и дел, с истекшим сроком хранения

Имеем оформленный акт. На нем ставит свою подпись ответственный за составление данного акта. Члены комиссии на собрании согласовывают акт, путем проставления на нем определенной надписи. После этого, акт должен утвердить непосредственно руководитель организации, так как именно на нем лежит вся ответственность за правильную сохранность документов организации. В случае, когда компания представляет собой фондообразование государственного архива, то акты подлежат утверждению исключительно после проверки описей документов бессрочного хранения и документов по личному составу ЭПК государственного архива, о чем на акте обязательно проставляется соответствующая запись.

Дела подлежащие хранению в архиве допускается уничтожить непосредственно на территории организации или перевести в специализированное место для их уничтожения. В целях предотвращения потери и хищения документов, все бумаги подлежат тщательной упаковки. Несмотря на все вышесказанное, компания оставляет за собой право на погрузку и транспортировку бумаг самостоятельно, либо это может сделать специализированная компания, чей профиль деятельности заключается в уничтожении ненужных документов.

Но стоит помнить, что при обращении в специализированную компанию, сотрудник заказчика должен находиться при погрузке, транспортировке и уничтожении документов, так как необходимо сберечь данные от распространения и передачи третьим лицам.

При выборе компании обязательно учитывайте тот факт, что есть организации, чья основная деятельность, это вывоз макулатуры с целью ее дальнейшей переработки (такие работы зачастую выполняются для заказчика бесплатно, так как фирмы имеют хороший доход от передачи переработанной бумаги на производство), но есть и обратная сторона вопроса, это фирмы, готовые предложить клиенту конфиденциальность и хорошую степень надежности. Если вы сотрудничаете с организациями по приему макулатуры, то будьте готовы к тому, что вам придется столкнуться с «утечкой информации», и неизвестно к каким последствиям это приведет.

Условия качественного уничтожения бумаг

• выемка нужных документов из помещения, в котором они находятся на хранении;
• удаление всех без исключения скрепок, брошюровки, и иных инородных тел;
• качественная обертка, с целью доставки к месту утилизации (фирма может утилизировать и на своей территории).

Ни в коем случае, не применяйте для использования под черновики бумаг и документов подлежащих утилизации.

Способы уничтожения документов

Если вы приняли решение о физическом уничтожении дел, то вам следует помнить:

• нормативно правовые акты, которые регламентируют порядок уничтожения документов на бумажном носителе;
• нельзя избавляться от документов, связанных с прошедшими или предстоящими судебными разбирательствами;
• при утилизации потерявших актуальность документов, нужно строго следить за конфиденциальностью всей находящейся в них информации;
• любые копии уничтожаемых документов, также подлежат утилизации.

Когда документация находится на бумажных носителях, то ее можно уничтожить несколькими способами:

• использовать шредер в промышленных масштабах;
• применять химические вещества;
• использовать метод сжигания (у крупных компаний, с большим объемом макулатуры, данная процедура проводится на специализированных площадках на лицензируемом оборудовании).

Существует огромное количество достоинств и недостатков данных методов, поэтому можно привести в пример еще один метод, метод «закапывание». Некоторые допускают использование данного метода, но он является малоэффективным. Как правило, уничтожение архивных документов проводят путем их сжигания или отдают на специализированные перерабатывающие предприятия, использующие оборудования по типу шредера.

При задаче утилизировать большие объемы данных, в которых содержится конфиденциальная информация, заключают договор на утилизацию с лицензированной организацией. При небольших объемах, с задачей уничтожения можно справиться с помощью собственных ресурсов.

Когда срок не истек, но больше хранить нельзя

Существуют случаи, когда срок хранения не закончился, но больше в сохранности документов нет необходимости. Это обычно происходит тогда, когда бумаги находящиеся на хранении испортились или имеют явные повреждения. Получить повреждения документы могут разными способами – от самого элементарного халатного отношения к правилам хранения до наступления чрезвычайной ситуации или катастрофы природного, или техногенного характера.

В акте, составленном на такие документы, необходимо указать точную причину, из-за которой бумаги пришли в негодность и дальнейшее их хранение не является целесообразным.

Какие из документов лучше сохранить

Бывают ситуации, в которых уничтожение потерявших свою актуальность бумаг не является правильным решением. Не надо уничтожать бумаги, несущие следующую информацию:

• все виды документов, которые задействованы в идущем судебном процессе или судебное разбирательство по ним намечается в ближайшее время;
• документы финансовой отчетности, в случае, когда компания несет убытки: в таком случае, они подлежат хранению, на весь период, пока организация работает себе в убыток.

Для все бухгалтерской документации установлены свои правила касательно периода сохранности. Да, действующие законодательные акты устанавливают правила хранения и уничтожения, как и для иных документов, для бумаг бухгалтерского учета установлены дополнительные законодательные правила, которые отражены в Налоговом кодексе и федеральном законе «О бухгалтерском учете»:

• абсолютно весь перечень документации, которая имеет непосредственное отношение к вычисление и уплате организацией налогов, подлежи обязательному хранению в течении 4 лет (ст.23 налогового кодекса Российской Федерации);
• первичный бухгалтерский учет обязателен к ответственному хранению не менее 5 лет (ст.29 федерального закона)

Уничтожение электронной документации

С развитием компьютерных технологий, появилась тенденция, хранить документацию в электронном виде на компьютере или в облачном хранилище. Доля такого способа хранения данных очень велика. Электронный документооборот, также как и бумажный, нуждается в правильном хранении и своевременной отчистки от потерявших актуальность бумаг, как и передача на утилизацию бумажной макулатуры.

В настоящее время, законом не регламентируется разница в каком виде хранится документация (ст.5 федерального закона – 125). В случае необходимости уничтожения старых документов, порядок действий идентичен тому, как списывается информация, хранящаяся на бумажном носителе.

Правда имеются определенные особенности:

• правило гласит, что при уничтожении любого документа, подлежит утилизации и носитель этого документа (диск, карта памяти);
• в случае, когда документ храниться на жестком диске стационарного компьютера или ноутбука, обычное перемещение файла в корзину или нажатие клавиши «delete» не гарантирует его полного уничтожения. Как показывает практика, даже по прошествии 8 циклов уничтоженные файлы подлежат восстановлению по «магнитному эху» (по ГОСТам Пентагода, процедура имеет место быть даже через 50 циклов).

Из-за этого, для полного уничтожения ненужного файла требуется либо продолжительная перезапись, либо уничтожение непосредственно жесткого диска (способов много: электромагнитное излучение, применение химических средств, физическое уничтожение). Только в этом случае есть уверенность, что документы ликвидированы полностью и третьим лицам не удастся их заполучить.

Когда ликвидируете документацию, хранящуюся на электронном носителе, обязательно нужно уничтожить все копии, сделанные с помощью других носителей информации, в том числе бумажные, так как в ими могут завладеть третьи лица и использовать в своих целях.

Ответственность руководителя

Бывают ситуации, что утилизировали документацию, которая подлежала ответственному хранению, это грубое нарушение и ответственность лежит исключительно на руководителе. В случае выявления нарушений времени ответственного хранения бумаг и и их дальнейшего уничтожения, КоАп регламентированы штрафы – от 2 до 3 тысяч рублей, а в случае повторного факта нарушения – еще больше.